Fungsi-fungsi manajemen ini
dikenal dan dipelajari oleh semua program yang menelaah masalah manajemen pendidikan.
Kejelasan tentang apa pengertiannya, mengapa perlu adanya fungsi-fungsi, dan
bagaimana implementasi fungsi-fungsi tersebut, kiranya perlu difahami oleh
semua orang yang terlibat dalam manajemen. Adapun penjelasan dari masing-masing
fungsi manajemen pendidikan adalah sebagai berikut.
Perencanaan
a. Pengertian
Perencanaan adalah suatu
proses mempersiapkan serangkaian keputusan untuk mengambil tindakan di
masa yang akan datang yang diarahkan kepada tercapainya tujuan-tujuan
dengan sarana yang optimal (Yurmaini, Waspada, 1981, 9). Perencanaan ini
menyangkut apa yang akan dilaksanakan, kapan dilaksanakan, oleh siapa,
di mana dan bagaimana dilaksanakannya. Perencanaan dapat ditinjau
dari dua hal yaitu menurut luas sempitnya masalah yang akan
diselesaikan yang dapat berarti pula menurut dekat jauhnya mencapai tujuan dan menurut
jangka waktu penyelesaian. Apakah hasil proses perencanaan?
b. Mengapa Ada
Perencanaan?
Berkerja tanpa rencana
ibarat melamun sepanjang masa. Akibatnya tentu dapat diramalkan, hasilnya
tidak menentu dan biaya yang dikeluarkan tidak terkontrol. Beberapa manfaat adanya
perencanaan adalah :
- menghasilkan rencana yang dapat dijadikan kerangka kerja dan pedoman penyelesaian.
- rencana menentukan proses yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
- dengan adanya rencana setiap langkah dapat diukur atau dibandingkan dengan hasil yang seharusnya dicapai.
- mencegah pemborosan uang, tenaga dan waktu.
- mempersempit kemungkinan timbulnya gangguan atau hambatan.
c. Cara Melakukan
Perencanaan
Oleh karena rencana itu
akan dijadikan pedoman bekerja, maka harus memenuhi
persyaratan-persyaratan antara lain :
- perencanaan harus dijabarkan dari tujuan yang telah ditetapkan dan dirumuskan secara jelas.
- perencanaan tidak perlu muluk-muluk, tetapi sederhana saja, realistik, praktis hingga dapat dilaksanakan.
- dijabarkan secara terperinci, memuat uraian kegiatan dan urutan atau rangkaian tindakan.
- diupayakan agar memiliki fleksibilitas, sehingga memungkinkan untuk dimodifikasikan.
- ada petunjuk mengenai urgensi dan atau tingkat kepentingan untuk bagian bidang atau kegiatan.
- disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan terjadinya pemanfaatan segala sumber yang ada sehingga efisien dalam tenaga, biaya dan waktu.
- diusahakan agar tidak terdapat duplikasi pelaksanaan.
Pengorganisasian
a. Pengertian
Dalam definisi manajemen disebutkan
adanya usaha bersama oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan mendayagunakan
sumber-sumber yang ada agar dicapai hasil yang efektif dan efisien.
Pendayagunaan sumber-sumber yang ada inilah yang disebut manajemen, sedangkan usaha
untuk mewujudkan kerjasama antar manusia yang terlibat kerjasama ini
adalah pengorganisasian. Banyak orang mengartikan manajemen sebagai
pengaturan, dan memang inilah arti yang populer. Di dalam manajemen terdapat adanya
kepemimpinan, yaitu kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain
agar bersedia menyumbangkan pikiran dan tenaganya untuk mencapai tujuan
bersama. Dalam pengorganisasian terdapat suatu arti penyatuan atau penghimpunan
pikiran dan tenaga orang-orang yang tergabung dalam organisasi.
Agar pencapaian tujuan
dapat tuntas dan pendayagunaan sumber dapat maksimal maka uraian
kegiatan yang telah dijabarkan dalam perencanaan, dalam langkah pertama diujudkan
dalam bidang-bidang yang di dalam organisasi usaha merupakan unit-unit yang
ditangani secara khusus oleh orang-orang yang menguasai masalahnya.
Pembidangan, peng-unitan, dan pembagian tugas inilah yang akhirnya melahirkan
sebuah susunan kesatuan-kesatuan kecil yang membentuk satu kesatuan
besar dan dikenal dengan nama struktur organisasi yang menggambarkan posisi
setiap unit yang menunjukkan keseluruhan dengan bagian-bagiannya.
b. Mengapa Perlu
Pengorganisasian?
Sekali lagi
pengorganisasian adalah penyatuan dan penghimpunan sumber manusia dan sumber lain
dalam sebuah struktur organisasi. Dengan adanya pembidangan dan pengunitan
tersebut diketahui manfaatnya :
- antara bidang yang satu dengan bidang yang lain dapat diketahui batas-batasnya, serta dapat dirancang bagaimana antar bagian dapat melakukan kerjasama sehingga tercapai sinkronisasi tugas dengan penugasan yang jelas terhadap orang-orangnya, masing-masing
- mengetahui wewenang dan kewajibannya.
- dengan digambarkannya unit-unit kegiatan dalam sebuah struktur organisa dapat diketahui hubungan vertikal dan horisontal, baik dalam jalur struktural maupun jalur fungsional.
c. Cara
Pengorganisasian
Agar tujuan usaha bersama
dapat tercapai dalam tata kerja yang baik, maka sebuah organisasi harus
memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
- Memiliki tujuan yang jelas yang dipahami dan diterima oleh seluruh anggota sehingga dalam organisasi tersebut hanya terdapat satu kesatuan arah. Tujuan seperti ini lazim disebut sebagai visi, berasal dari bahasa Inggris vision, yaitu hasil yang dicita-citakan. Sementara orang mengatakan bahwa rumusan visi ini harus yang umum dan abstrak. Namun menurut penulis, karena visi ini adalah hasil yang akan dicapai, maka ujudnya harus jelas, difahami oleh semua anggota yang akan ikut bersama-sama mencapai tujuan. Dalam organisasi pendidikan, visi ini harus dirumuskan secara jelas dan rinci.Sebagai contoh, sebuah kursus komputer, perlu merumuskan visi dengan jelas agar siapa saja yang ingin belajar komputer di situ mengetahui dan dapat menuntut apabila setelah lulus tidak atau belum mencapai seperti yang dirumuskan dalam visi. Contoh visi: Lembaga kursus komputer ini menyelenggarakan pendidikan yang akan menghasilkan seseorang yang dapat mengoperasikan komputer dalam bentuk olah kata, olah bilangan dan olah gambar dalam tampilan yang bagus.
- Memiliki struktur organisasi yang menggambarkan adanya satu perintah, adanya keseimbangan tugas, wewenang dan tanggungjawab sederhana agar mempermudah jalur dan tidak terlalu banyak orang yang terlibat dalam tanggungjawab. Semua kegiatan terbagi habis sehingga tidak satupun kegiatan yang tidak tertangani, sebaliknya tidak ada satu kegiatan yang mendapat penanganan rangkap.
Pengarahan
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan
pengarahan adalah suatu usaha yang dilakukan oleh pimpinan untuk memberikan
penjelasan, petunjuk serta bimbingan kepada orang-orang yang menjadi
bawahannya sebelum dan selama melaksanakan tugas.
b. Mengapa Perlu
Pengarahan?
Walaupun dalam
pengorganisasian telah ditentukan pembidangan serta penentuan unit-unit kerja
tetapi masih diperlukan adanya penjelasan, petunjuk dan pembimbingan terhadap
para petugas yang terlibat baik struktural maupun fungsional agar pelaksanaan
tugas dapat berjalan dengan lancar. Pengarahan yang dilakukan sebelum
memulai bekerja berguna untuk menekankan hal-hal yang perlu ditangani,
urutan prioritas, prosedur kerja dan lain-lainnya agar pelaksanaan pekerjaan dapat
efektif dan efisien. Pengarahan yang dilakukan selama melaksanakan tugas
bagi orang-orang yang terlibat dimaksudkan untuk mengingatkan (refreshing)
ataupun meluruskan apabila terjadi penyelewengan atau penyimpangan.
c. Cara Pengarahan
Pengarahan dapat dilakukan
oleh pimpinan sendiri maupun wakil-wakil yang ditunjuk dengan cara antara
lain :
- mengadakan orientasi sebelum seseorang memulai melaksanakan tugas untuk mengenal tempat, situasi, alat-alat kerja, kawan dan sebagainya.
- memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dengan secara lisan maupun tertulis (menjelaskan peraturan atau tatakerja tertulis).
- memberikan kesempatan untuk berpartisipasi berupa pemberian sumbangan pikiran demi peningkatan usaha bersama.
- mengikut sertakan pegawai dalam membuat perencanaan.
- memberikan nasehat apabila seorang pegawai mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas.
4.
Pengkoordinasian
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan
pengkoordinasian adalah suatu usaha yang dilakukan pimpinan untuk mengatur,
menyatukan, menserasikan, mengintegrasikan semua kegiatan yang dilakukan
oleh bawahan.
b. Mengapa Ada
Pengkoordinasian?
Kegiatan pengkoordinasian perlu dilakukan pimpinan agar :
- diperoleh kekuatan yang menyatu dan integral sehingga gerak organisasi bisa harmonis dan saling menunjang dan tercapai hasil secara efektif dan efisien.
- tidak terdapat kesimpang-siuran kegiatan baik dalam bentuk, arah dan waktu pelaksanaan kerja.
- tidak terdapat konkurensi antar bagian dan sebaliknya terjalin hubungan yang sehat dan saling membantu.
c. Cara
Pengkoordinasian
Pimpinan dapat melakukan
pengkoordinasian dengan berbagai cara, baik yang bentuknya langsung
pada kegiatan melaksanakan tugas maupun secara tidak langsung berupa kondisi
yang menunjang. Bentuk antara lain :
- menciptakan kondisi rukun antar pegawai (lebih baik lagi disertai keluarga) agar dalam lembaga kerja para pegawai merasa seperti dengan famili atau kerabat.
- membiasakan adanya kerja saling membantu.
- mengadakan pertemuan berkala untuk membicarakan kemajuan kerja, kesulitan, pengajuan ide atau gagasan dan sebagainya.
- memberikan contoh kerjasama dengan pimpinan sekolah lain atau dengan lembaga-lembaga lain sedemikian rupa rukun dan tampak adanya nilai keuntungan sehingga staf sekolah yang lain merasa ingin meniru.
Pengkomuikasian atau Komunikasi
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan
komunikasi adalah suatu usaha yang dilakukan oleh pimpinan lembaga untuk menyebarluaskan informasi yang terjadi di dalam maupun hal-hal di luar
lembaga yang ada kaitannya dengan kelancaran tugas mencapai tujuan bersama.
b. Mengapa Perlu
Komunikasi?
Jika dalam kelompok manusia
tidak dimungkinkan adanya komunikasi maka antar mereka akan terjadi
saling mencurigai, saling menutup diri. Akibatnya di samping akan menghambat
pekerjaan juga akan terdapat kesimpangsiuran kerja. Komunikasi erat hubungannya
dengan usaha pengarahan dan pengkoordinasian, karena komunikasi yang baik
bukan hanya terjadi satu arah dari atasan, tetapi juga datang dari bawah ke
atas atau antar kawan kerja.
c. Cara Komunikasi
Cara-cara yang digunakan
untuk media komunikasi dalam suatu lembaga dapat bersifat lisan maupun
tertulis. Ujudnya antara lain :
- memberi pengumuman yang ditempel di papan pengumuman atau secara lisan pada waktu rapat atau upacara bendera.
- dengan menerbitkan buletin yang memuat informasi baik yang bersifa “berita keluarga” maupun kedinasan. Buletin ini dapat dimanfaatkan untuk
- sarana mengemukakan ide-ide baru bagi para karyawan maupun beritaberitapenting untuk memajukan usaha.
- dengan pertemuan rutin yang bersifat kekeluargaan maupun kedinasan.
Pengawasan
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan
pengawasan adalah usaha pimpinan untuk mengetahui semua hal yang
menyangkut pelaksanaan kerja, khususnya untuk mengetahui kelancaran kerja
para pegawai dalam melakukan tugas mencapai tujuan. Kegiatan pengawasan
sering juga disebut kontrol, penilaian, penilikan, monitoring, supervisi dan
sebagainya. Tujuan utama pengawasan adalah agar dapat diketahui tingkat
pencapaian tujuan dan menghindarkan terjadinya penyelewengan. Oleh karena
itu pengawasan dapat diartikan sebagai pengendalian.
b. Mengapa Perlu
Pengawasan?
Dari uraian di atas dapat
diketahui bahwa pengawasan itu perlu dilakukan agar jalannya pelaksanaan
kerja dapat diketahui tingkat penyampainnya ke tujuan dan agar tidak
terjadi penyimpangan, atau toh sudah terjadi, tidak berlarut-larut. Menurut Mulyani A. Nurhadi
(Mulyani, 1983, 9) pengawasan yang disebutkan sebagai kontrol
bertujuan untuk mengukur tingkat efektifitas kegiatan kerja yang sudah
dilaksanakan dan tingkat efisiensi penggunaan komponen, yang jika hal ini dilaksanakan
dalam pendidikan, melihat efisiensi penggunaan
Semoga bermanfaat...
