Educationesia - Manajemen administrasi pendidikan temasuk dalam lingkup tata laksana sekolah. Masalah tata laksana sekolah pada dasarnya cukup kompleks, namun demikian untuk telaah dapat ditelusuri dari berbagai sisi, yaitu dari segi jenis, proses dan pemanfaatanya. Dari segi jenisnya, secara makro seluruh lingkungan fisik dalam suatu satuan pendidikan yang dirancang untuk memberikan fasilitas dalam proses pendidikan, sepeti rancangan halaman, tata letak gedung, taman, prasarana jalan, tempat parkir dan lain-lain. Sementar itu, secara mikro ada tiga komponen sarana pendidikan yang secara langsung mempengaruhi kualitas hasil pembelajaran, yaitu buku pelajaran dan perpustakan, peralatan laboratorium beserta bahan praktiknya dan peralatan pendidikan di dalam kelas.
Apabila dilihat dari prosesnya, persoalan tata laksana sekolah berangkat dari desain, penyusunan naskah, standarisasi spesifikasi, penggandaan atau pengadaan distribusi, sampai pada penempatan dalam sekolah yang berkaitan dengan dukungan prasarana yang diperlukan. Pada garis besarnya tata laksana sekolah meliputi lima hal, yaitu penentuan kebutuhan, proses pengadaan, pemakaian, pencatatan atau pengurusan dan pertanggungjawaban.
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan atau informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarahdari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis-jenis nota yang tertulis atau tercetak.
Keterangan yang perlu dipahami dalam tata laksana :
- Keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.
- Warkat adalah catatn tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
- Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan. Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam stu unit atau satuan kerja (misalnya again tat usaha pada sekolah, kantor pendidikan, fakultas) atau tidak (masih merupakan kelompok kerja)
- Margin adalah garis tepi tegak.
- Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas.
- Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.
- Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi.
- Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau kalimat dibawahnya.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
Menurut The Liang Gie (2000:50).
Menurut The Liang Gie (2000:50).
- Menghimpun yaitu suatu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan apabila diperlukan.
- Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
- Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
- Manggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
- Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
- Menyimpan yaitu kegiatan manaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Secara ringkas kegiatan penyelenggaraan pengelolaan keterangan-keterangan tersebut adalah sebagai berikut :
- Aktivitas : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
- Sasaran kegiatan : keterangan-keterangan yang berupa warkat.
- Kerja yang nampak di kantor : mengetik, menghitung, mentensil, men cap, menelfon, menyalin, mendikte, memilah-milah, melekatkan, menandai, menyampuli, mambagi-bagi, melubangi dst
- Ciri-ciri :Bersifat pelayanan, merembes kamana-mana, dilakukan oleh semua pihak, banyak memakai alat tulis, berkas mata dan pikiran.
- Peranan; membantu pelaksanaan pekerjaan induk dalam setiap organisasi., Menyediakan keterangan untuk pimpinan., Melancarkan perkembangan organisasi.
- Peralatan; material lembaran., material non lembaran., alat tulis dan non tulis, Mesin kantor dan perabot kantor serta perlengkapan lain.
- Hasil kerja : formulir, surat-surat, warkat lain, buku, benda-benda, berketerangan dan sebagainya.
0 comments:
Post a Comment